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Helfertafel

Vereinsfeste organisieren

Von der ersten Idee bis zum Aufräumen: Planung für Feste aller Größen.

Kurzantwort

Ein Vereinsfest organisiert ihr am einfachsten in drei Schritten: Aufgabenbereiche festlegen (Aufbau, Theke, Grill, Kuchen, Abbau), Schichten mit benötigter Helferzahl definieren und die Liste als Link an alle Mitglieder geben. Wer sich selbst einträgt, sieht sofort, welche Schichten noch offen sind – mit Helfertafel ist das kostenlos und ohne Konto für die Helfer:innen möglich.

Häufige Fragen zu Vereinsfeste organisieren

Wie früh sollte man ein Vereinsfest planen?
Für ein normales Sommer- oder Vereinsfest reichen acht bis zwölf Wochen Vorlauf. Genehmigungen, GEMA-Anmeldung und Getränkebestellung gehören in die ersten Wochen, die Helferplanung startet spätestens sechs Wochen vorher.
Wie viele Helfer:innen braucht ein Vereinsfest?
Als Faustregel gilt: pro 100 erwartete Gäste etwa 8 bis 10 Helfer:innen pro Schicht, verteilt auf Theke, Küche, Kasse und Ordnung. Auf- und Abbau rechnet man getrennt dazu.
Was kostet ein Tool für die Helferplanung?
Helfertafel ist komplett kostenlos, zeigt keine Werbung und begrenzt weder Helferzahl noch Anzahl der Feste.
Wie bekommt man Mitglieder dazu, sich einzutragen?
Am besten mit einem einzigen Link in der Vereinsgruppe plus sichtbarer Restlücken-Anzeige. Wenn alle sehen, welche Schichten noch offen sind, entsteht sozialer Druck ohne Nachtelefonieren.

Helferpläne für euer Fest